Lo aburrido pero obligatorio de las empresas…


Como estudiante de administración de empresas en la Universidad de Tres de Febrero, he adquiridos varios conceptos para mi futuro laboral. Me han brindado conocimientos económicos, financieros, sociales y  psicológicos para aplicar en organizaciones, pero hay una rama que no hemos visto, al que denomino “El papelerío”. A que me refiero con este concepto, un estudiante que en el futuro estará a cargo de dirigir una organización, debe aprender muchas cosas para poder estar en tema con las tareas y requerimientos que deben llevarse a cabo, es decir, los administradores debemos saber que son los libros, actas y demás requerimientos para el funcionamiento de la organización, si bien los contadores son quienes se encargan de estos temas, considero que un administrador que dirige una empresa debe saber de qué nos hablan cuando nos nombran distintos libros, actas o  documentos. Es muy frecuente enfrentarse a esta situación cuando debemos realizar distintos trámites para la empresa, o bien, si queremos emprender algo, saber que legalidades existen.

Por esta razón, en este post nombrare documentos, libros y actas más comunes y frecuentes en las organizaciones mercantiles:

Estatuto: Se crea en el momento de la constitución de la sociedad, en él se describen las normas que marcan el régimen interno de la empresa a nivel legal. En los estatutos se recogen datos esenciales como la denominación, el capital y el domicilio social. Se decide cuál va a ser el órgano de administración y si el administrador va a ser una sola persona o varias. También se especifica la duración del cargo y si va a ser retribuido.

Actas: Son documentos que cobran una especial importancia, a través de un acta se deja constancia del contenido de una reunión, lo cual resulta muy práctico para realizar un seguimiento en la toma de decisiones de un organismo u organización. Una vez quede redactada el acta, todos los asistentes a la reunión deberán dar el visto bueno y firmarla. De esta manera, quedará constancia legal de la participación activa de los reunidos y de su conformidad con las decisiones allí tomadas. Existen diferentes tipos de actas, y las mismas se guardan en el denominado libro de actas, el cual almacena toda la documentación de manera cronológica.

Las actas gozan de la presunción legal de autenticidad, por lo tanto, las personas que lo suscriben como presidente y secretario de la reunión, dan fe y responden por la veracidad de su contenido.

Libros: Conjunto de hojas destinadas por las personas jurídicas y naturales para almacenar la información relacionada con los negocios, la operación, la administración, o el desarrollo de las actividades que se realizan en la empresa o en la entidad. Todas las sociedades mercantiles están obligadas a llevar una serie de libros oficiales.

Libros Contables obligatorios:

  • Libro Diario:  Se registran todas las operaciones de la actividad económica de forma diaria o cronológica. El registro de estas operaciones es en un formato y nomenclatura contable, por lo que se requiere cierto grado de conocimiento de contabilidad para su llevanza y también para interpretarlo. Se inicia con el registro de la situación inicial de la empresa (asiento de apertura), recoge las operaciones del año, y finalmente se cierra con un registro de la situación final del año (asiento de cierre).
  • Libro de Inventarios y Cuentas Anuales:  Recoge la situación inicial de la empresa, su evolución, mediante balances de sumas y saldos, el inventario final de la empresa y, además, un conjunto de informes contables que se llaman Cuentas Anuales. Una contabilidad ajustada al Código de Comercio y al Plan General Contable requiere que además de estos libros se lleve también un Libro Mayor, si bien este libro no es obligatorio legalizarlo puesto que recoge la misma información que el libro diario pero en distinto formato

Libros Mercantiles obligatorios

  • Libro de actas: En él se recogen los acuerdos tomados en las juntas generales, especiales y órganos de dirección con detalle de asuntos tratados, convocatoria, asistentes, votaciones y acuerdos adoptados.
  • Libro de registro de socios, de la sociedad o de acciones: Registra la identidad de los socios propietarios de las participaciones en la sociedad y la evolución o transferencia de éstas.

Libros Fiscales obligatorios:

Además de los libros anteriores, las empresas sujetas al Impuesto del Valor Añadido (IVA) deben llevar los siguientes libros:

  • Libro de facturas emitidas.
  • Libro de facturas recibidas.
  • Libro de bienes de inversión.
  • Libro de operaciones intracomunitarias (en caso de haberlas).

 

Espero que le sirva la información y que podamos utilizarla en el día a día laboral.

 

 

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Una respuesta a “Lo aburrido pero obligatorio de las empresas…

  1. Jesica: Muchas gracias por la información, coincido en que es una falencia que la universidad no nos aporte un mínimo de estos conocimientos. Trabajo en estudio y en muchas oportunidades los dueños de empresas pequeñas no toman conciencia de la importancia del libro de actas o del libro de registro de socios. Si las personas que los asesoran o trabajan en la administración tienen los conocimientos que describís pueden ser de gran ayuda.

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