Urgente vs. Importante.


A todos nos ocurre que pasamos días, semanas, meses y hasta años, ocupados en cosas que creemos que son importantes, pero que en realidad son urgentes.

A veces, algo que hacemos puede parecer sumamente importante, sin embargo luego de un tiempo será simplemente una actividad más para el olvido. La cuestión es que en el momento en que se hace, requiere nuestra atención inmediata, por lo que nunca dejamos de hacer estas cosas realmente urgentes.

Normalmente las cosas urgentes son las acciones que más nos distraen y que desvían la concentración de las actividades verdaderamente importantes e incluso nos aparta del rumbo de un proyecto o tarea vital.

¿Cómo detectar cuáles actividades son urgentes y cuáles son importantes? y ¿Cómo aprovechar esto para optimizar nuestro tiempo?

El problema de las personas que no logran cumplir con sus metas es que  se enfocan en lo urgente, y esto les absorbe demasiado tiempo impidiéndoles atender lo importante. Las cosas urgentes no son importantes, pero se vuelven prioritarias si no las resuelves cuando debes hacerlo.
¿Cómo distinguimos una tarea importante de una urgente?

Un trabajo importante a nivel profesional es aquel que aporta un valor agregado a la empresa, a tu negocio, etc.  esa tarea puede ser sencilla o compleja por lo cual  es elemental poder identificar cuando nos encontramos ante un trabajo importante. Lo urgente, en cambio, es aquello que debe realizarse en ese mismo instante.

En nuestro día a día laboral debemos movernos alrededor de las tareas importantes con excepción de algo urgente, por lo que deberemos interrumpir nuestra tarea diaria para concluir la urgente aunque tenga mucha menos importancia.

Cuando se organizan las tareas se deben identificar aquellas que son  más relevantes para trabajar, ya que eso te llevará a un liderazgo personal y por ultimo dejar de lado lo que ni es urgente ni es importante para no perder tiempo.

Tareas importantes son por ejemplo:

Pueden ser tareas o actividades que tienen que ver con un proyecto importante para cualquier área de tu vida, como un proyecto de un negocio, un evento importante ya sea para tu trabajo o familiar, una meta que quieres lograr.

Tareas urgentes son por ejemplo:

Olvidar tareas que tenías que realizar dentro de cierta fecha, no hacer el pago de la hipoteca o del auto cuando correspondía, no planear las tareas de un proyecto para atenderlas en su momento, no realizar los pagos a los proveedores para que entreguen determinada mercadería, etc.

 Por separado, es fácil establecer prioridades entre tareas cuando una es urgente o si de entre el conjunto de actividades a realizar existe una de mayor importancia. Las dificultades comienzan aparecer cuando ambos conceptos se entrecruzan. En esos casos, Stephen R. Covey, autor de Los siete hábitos de las personas altamente efectivas, propone una tabla en la que clasifica las actividades según si estas son: Urgentes, No Urgentes, Importantes o No Importantes.

Matriz de Covey:covey-matrix
Por lo cual cada uno debe  separar o al menos intentar reconocer aquellas cosas importantes de las que surgen en el momento (urgentes) y darles un nivel de prioridad. La forma más sencilla de poder lograr esto es implementando este método, de separar lo urgente y lo importante, en las tareas diarias de cada día, es decir en aquellas situaciones de la vida cotidiana y de apoco poder ir volcándolas en el ámbito laboral, de esta forma se logrará una mayor eficiencia en el accionar diario y así tomarlo como un hábito ó estilo de vida que pueda ser copiado por los demás.

Incluso esto podría llegar a generarnos tiempo libre para disfrutar de otras cosas ó personas que antes por “andar a las corridas” o cubriendo lo urgente (porque no lo entendimos cuando debíamos), dejamos sin hacer ó de lado ó simplemente no le dábamos la importancia que se debía.

Bibliografía:

http://es.workmeter.com/blog/bid/350772/Urgente-vs-importante-Diferencias-y-ejemplos

http://www.sebascelis.com/urgente-vs-importante/

 

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3 Respuestas a “Urgente vs. Importante.

  1. Muy bien desarrollado de como juegan los roles de lo urgente y lo importante para una persona. Y como dichos roles pueden jugar a favor o en contra en una organización.
    Además, hay que tener en cuenta que lo urgente se puede cuantificar de la siguiente manera:
    Urgencia de tarea = Tiempo que consume la tarea / Tiempo restante hasta la fecha limite
    (De mas esta decir, que las unidades de tiempo tienen que ser iguales para el su cálculo). De esto se deduce que, todas las tareas estarán entre 0 y 1 significando cada uno:
    – 0: No es urgente ni lo será nunca
    – 1: Debes dedicarle absolutamente todo tu tiempo a esa tarea o no lograrás acabarla antes de la fecha límite.
    Si la tarea da un resultado mayor a 1, quiere decir que es imposible cumplirla en los tiempos estipulados.
    Por otro lado, lo importante es netamente subjetivo del individuo y/o de la organización y no hay manera de cuantificarlo.

  2. Pingback: Cómo corregimos en las organizaciones | Blog de Seminario de Integración II·

  3. Muy buena tematica! Vivimos en el siglo en donde todas las cosas deben ser resueltas para ayer. Establecer la diferenciacion entre lo urgente y lo importante me parece clave para poder desarrollar nuestros proyectos y no quedarnos en el camino. Tener claras nuestras prioridades y cual de nuestras tareas nos acerca más a la finalización de nuestros proyectos. Y cual de nuestros proyectos nos acerca más y mejor a nuestros objetivos.
    Si tenemos en cuenta esto, pasaremos a priorizar lo importante en vez de lo urgente, lo que nos permitirá avanzar muchísimo más y que, en un futuro, dejemos de tener tantas cosas urgentes y empecemos a resolver más cosas importantes. Lo único que necesitamos un cambio de mentalidad.
    Pensar ante cualquier tarea ¿Es importante y urgente? Entonces hay que hacerla. ¿Es importante pero no urgente? Debemos planifícala para que no se convierta en urgente. ¿Es urgente pero no importante? En este caso debemos decidir si lo hacemos o lo delegamos. Si no es urgente ni importante, ¿por qué hacerla si no tiene ningún interés?. Muy buen post! Te felicito.

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