Auditorias internas y mejora continua

El post trata sobre 2 temas vinculados, los cuales apuntan al seguimiento y medición de las tareas, procedimientos que se generan en las organizaciones y a ir detectando puntos a ser tratados a tiempo, mejorando continuamente los procesos que posee una empresa.

Las auditorias internas pueden ser descritas como actividades desarrolladas en una organización por personal propio, que tiene como objetivo verificar la existencia y cumplimiento de controles internos, para de esta manera proponer mejoras continuas para lograr el cumplimiento de los objetivos que tiene la empresa.

En algunos casos suelen ser denominadas auditorias de “primer parte”. Las mismas suelen ser utilizadas para declarar una conformidad de la actualidad de la organización. Tienen la función de verificar el cumplimiento y seguimiento del sistema de gestión que posea la empresa (puede ser de calidad, financiero, ambiental). Estos controles se logran a través de un plan de auditoria, en el cual se especifica un cronograma de reuniones y cantidad de auditorias internas que se realizarán durante el periodo. Las organizaciones que llevan a cabo estos planes, suelen darse debido a que se encuentran certificados bajo alguna norma en particular y es el modo de ir cumpliendo los procesos necesarios pactados por la misma.

“La Auditoría Interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.”

Las auditorias denominadas de “segunda parte” se llevan a cabo por organizaciones que tienen un interés en la organización (clientes).

Las denominadas de “tercera parte” son realizadas por organizaciones auditoras independientes, por ejemplo, las que proporcionan certificaciones (IRAM).

Las auditorias poseen principios los cuales ayudan a hacer de ella una herramienta eficaz y confiable, la cual puede proporcionar información para que se logre mejorar el desempeño. los principios son:

• Integridad
• Presentación imparcial
• Debido cuidado profesional
• Confidencialidad
• Independencia
• Enfoque basado en la evidencia

Los métodos que se suelen utilizar para recopilar información son:

• Entrevistas
• Observaciones
• Revisión de documentos, procedimientos e instructivos

De acuerdo a los criterios que se impusieron en la auditoria, se encuentran conformidades, no conformidades, observaciones y oportunidades de mejora.

Una de las formas de lograr la mejora continua en las organizaciones es a través de una planilla utilizada como herramienta, en la cual a diario se suben las no conformidades, oportunidades de mejora u observaciones detectadas, para poder darle un tratamiento, solución, o en caso de creerlo necesario desistir de algunas que no sean viables.

Para el tratamiento de estos puntos es importante que en las organizaciones se encuentre un equipo de mejora de la calidad, el cual debe ser de público conocimiento a todo el personal para que envíen los temas detectados a través de e-mail o algún sistema de carga de tareas que posea la organización, como a su vez, encontrar algún modo anónimo de envío de no conformidades u oportunidades de mejora debido a que, en muchos casos, suelen haber conflictos entre sectores de la organización y estos temas deben caer sobre procesos o procedimientos y no sobre personas en particular.

La planilla de No Conformidades (NC) y Oportunidades de Mejora (OM) debe tener:

• Detalle: breve explicación sobre qué es lo que sucede
• Análisis de las causas: análisis y motivos por los cuales ha sucedido el tema
• Sector involucrado del tema detectado: a que sector involucra la OM o NC
• Corrección: como se corrige el problema surgido
• Acción correctiva: como se corrige el problema para que no vuelva a suceder
• Acción preventiva: qué medidas se deben tomar para que no vuelva a suceder
• Métodos de seguimiento y medición: el modo en que se va a ir verificando el tratamiento de dicha NC/OM
• Fecha prevista de finalización: fecha estimada en la cual se daría por cerrada la tarea
• Fecha de finalización: fecha real de finalizacion, las 2 fechas mencionadas permiten generar en caso de poseer un tablero de mandos, informacion valiosa para crear un indicador de eficiencia.
• Observaciones
• Estado: abierta o cerrada (en algunos casos se suele poner de un color las que aún no fueron tratadas para que esto tenga un impacto más visible a la hora de analizar y revisar la planilla).

“Alcanzar los mejores resultados, no es labor de un día. Es un proceso progresivo en el que no puede haber retrocesos. Han de cumplirse los objetivos de la organización, y prepararse para los próximos retos.

Lo deseable es mejorar un poco día a día, y tomarlo como hábito, y no dejar las cosas tal como están, teniendo altibajos. Lo peor es un rendimiento irregular. Con estas últimas situaciones, no se pueden predecir los resultados de la organización, porque los datos e información, no son fiables ni homogéneos. “

Para concluir, considero que la mejora continua es una característica fundamental en las organizaciones de la actualidad, los cambios y el entorno en el que vivimos exige el análisis y la revisión constante de los procesos y los objetivos de la organización. En el post se muestra tan solo una herramienta que puede llegar a aplicarse con relativa sencillez y que permite obtener información de distintos sectores de la organización.

Si la cultura organizacional de la empresa logra adoptar este tipo de procesos, se obtiene una herramienta que abre las puertas a todo el personal para ir analizando puntos críticos que pueden tener falencias, que generen problemas internos entre áreas o sectores, las cuales en los mandos superiores podrían no llegar a ser detectado.

Referencias

https://iaia.org.ar/auditor-interno/definicion-auditoria-interna/

Norma ISO 19011:2011 segunda versión

http://www.guiadelacalidad.com/modelo-efqm/mejora-continua