El desafío de la optimización de las horas hombres


El término hora-hombre, es aplicado en las empresas de servicios tercerizados para contabilizar las horas productivas de su personal. Si bien también se aplica en las empresas productoras de bienes, es más común referirse a este término en empresas de servicios. Porque al no haber un bien tangible, se mide la productividad en base a las horas de los empleados y esto luego se factura a los clientes.

En esta entrada nos abocaremos a las empresas de servicios tercerizados. La forma más común de medir la productividad en estos casos, es comparar las horas liquidadas versus aquellas facturadas. La ganancia estaría representado por el excedente de  lo facturado por sobre lo liquidado. Medir la productividad de la empresa en horas conlleva varios desafíos.

El primero es que se necesitan herramientas y conocimientos avanzados para poder contabilizar las horas. Y hacerlo softwares conocidos – el Excel del office por ejemplo -no es tan sencillo como el sumar unidades fijas. También existe la opción de programas específicos que lo hacen, pero esto implica un coste adicional y una formación necesaria para operarlos.

En segundo lugar, las horas-hombre del personal pueden verse distorsionadas con las licencias pagas como las vacaciones, enfermedad, estudio, entre otras. ¿Por qué? Porque al momento de gozar dichas licencias el empleador se ve obligado a abonarselas al empleado, pero sin posibilidad de trasladarlas a la facturación del cliente. El servicio entonces  deja de ser rentable en el ejemplo anterior, porque se paga a otro empleado para cubrir el puesto, pero a su vez pagando las horas de licencias al empleado que la goza.

Por último, otro desafío es la antigüedad del personal. Las horas-hombre liquidadas se incrementarían, pero sin posibilidad de incrementar la facturación para mantener la competitividad en los precios. En teoría, si bien se tiene una masa laboral de empleados más calificados (por los años prestando servicios), los precios se mantienen ya que generalmente lo determina el mercado de los servicios.  Y en el caso que pueda transportar los costos de antigüedad alegando la experiencia del personal, se deberá tener en cuenta que este mismo contara con mayores días de licencias de vacaciones.

Por lo antes mencionado es importante que el análisis de horas-hombre se haga no solo cuando termina el mes, sino cuando se está en busca de un nuevo cliente.

La evaluación de la rentabilidad al cierre de cada mes es un análisis retrospectivo: los eventos ya pasaron. Pero debería utilizarse como insumo para pensarlo en función de la proyección que se quiere tener. En cambio, si además se analiza cada vez que se va a cotizar frente a un nuevo cliente, se pude determinar de forma más cercana a la realidad la rentabilidad que puedo llegar a tener.

Si busco por ejemplo mejorar el precio del mercado y tengo personal con mucha antigüedad (lo que implica más días de licencia de vacaciones y mayor valor hora) y además un alto índice de ausentismo de licencias justificadas en la empresa, este panorama me va a lleva a un servicio poco rentable. Porque se va a estar bajando el precio para el cliente, pero por otro lado tengo una carga fija mayor dada por el mayor valor de hora liquidada. Por eso es importante para las empresas de servicios, no solo analizar las horas que producen, sino también el potencial de horas que podrían llegar a producir conociendo el personal y la dinámica de la empresa al momento de buscar nuevos clientes.

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