Compras y Políticas de abastecimiento


El eslabón de compras aparece como el requisito básico para iniciar el proceso productivo, con posibilidades de éxito. Este proceso responde, en cualquier empresa, a una metodología establecida en función de las necesidades específicas del elemento a comprar.

 Premisas de compras:

  • Las compras en la empresa responden a una necesidad.
  • Deben ser realizadas con total transparencia.
  • Un circuito de manejo de la información en necesario para poder reproducir ese proceso, volver a realizarlo y dejar evidencia objetiva de los pasos realizados. El proceso debe ser auditable.
  • Las compras deben estar en fase con las disponibilidades financieras.
  • Deben tener en cuenta las disponibilidades de espacio de los almacenes, las capacidades para manipulación y los equipos para su traslado y almacenamiento.
  • Deben ser hechas a proveedores previamente calificados, con quienes establezcan vínculos de colaboración y apoyo.
  • Las compras y ventas deben ser coherentes. La filosofía de justo a tiempo está presente al momento de decidir los volúmenes a adquirir.

Ante situaciones cambiantes, las empresas imponen cambios en el manejo de las compras. Algunas situaciones pueden ser previsibles y otras no. Por ejemplo, los cambios estacionales son previsibles y permiten tomar las precauciones necesarias para enfrentarlos. Así, se reducirán los costos totales de compra. Estos costos incluyen, además del precio de compra, toda una serie de costos adicionales: los costos excepcionales, no son irrelevantes.

Estos costos no tenidos en cuenta, aparecen y deben ser afrontados por la empresa. Como no es una situación habitual, se los imputa a gastos generales o a costos indirectos, pero repercuten directamente en la rentabilidad de la empresa. De haberse tenido en cuenta con anticipación, se habría podido evitar dicho gasto improductivo.

Logística del abastecimiento de materias primas

El abastecimiento de materia prima supone el control de una serie de elementos, a través de los cuales se manejan de modo eficiente las variables que afectan los costos asociados.

  • Análisis de materias primas; definiendo:
  1. Materias primas habituales;
  2. Materias primas temporales;
  3. Insumos para mantenimiento;
  4. Materiales para procesos;
  5. Materiales para servicios de planta;
  6. Elementos de protección personal;
  7. Materiales para mejoras edilicias;
  8. Alimentos para el personal.
  • Para cada tipo de materia prima es preciso determinar sus características:
  1. Volumen anual requerido;
  2. Peso;
  3. Dimensiones;
  4. Requerimientos de almacenamiento;
  5. Requerimientos de manipulación en la recepción. Cadena de frío;
  6. Precauciones de seguridad;
  7. Precauciones para evitar contaminaciones.
  • También definir las cantidades óptimas a comprar.
  • En la selección de proveedores debemos tener en cuenta:
  1. Tiempos de entrega;
  2. Precios de cada materia prima;
  3. Plazos de pago;
  4. Cumplimiento histórico;
  5. Alternativas de otros proveedores;
  6. Capacidad técnica;
  7. Capacidad de control final;
  8. ¿dispone de un sistema de aseguramiento como ISO 9000?
  9. Calidad del producto suministrado.
  • Rutas de circulación: pueden tener un papel fundamental en el momento de medir la calidad de recepción. Por ejemplo: transporte de jugo de frutas en botella expuestos por muchas horas a radiación solar directa.
  • Selección de transportistas: adquiere una importancia crucial. A veces no sólo es cuestión de buena selección, sino que se debe capacitar e inducir al transportista a cumplir las condiciones de transporte requeridas.
  • Optimización de cargas: supone que los transportes viajan con un aprovechamiento de su capacidad instalada, lo más alto posible. Caso contrario, se genera un aumento de los costos de flete que debe ser cargado el producto.
  • Tiempos de entrega: es conocido el problema del cumplimiento de los plazos de entrega por parte de proveedores. Pero cuando se ahonda en las causas, nadie es responsable. La forma de prever estos incumplimientos puede ser la fijación de tiempos de entrega en los depósitos del comprador, en lugar de fijar plazo de fabricación o puesta a disposición en fábrica. No siempre se logran acuerdos de este tipo.
  • Modalidades de embalaje requeridas: los embalajes y envases de los productos terminados como de materias primas o productos semielaborados requieren cumplir ciertos requisitos: preservar el producto, contenerlo evitando contaminaciones, resistir ataques externos de humedad, gases, radiación, soportar el peso de los demás productos que se transportan juntos, ser agradables a la vista del cliente, ser de bajo costo, tener una vida útil compatible con el tiempo requerido para su uso, tener elementos que permitan su manipulación. Los envases son los recipientes o contenedores del mismo producto, mientras que los embalajes pueden incluir envoltorios, otras cajas de cartón, Madera o compuestos que ayuden a conservar sin deterioro a los productos.
  • Métodos de descarga: involucran dos aspectos fundamentales:
  1. Desde el punto de vista del transporte consolidado, la coordinación de rutas de traslado con clientes, sus ubicaciones y sus órdenes de compra. En este análisis, la secuencia de carga es un factor primordial, siendo el responsable del despacho quien define esa secuencia, sabiendo cuál es el recorrido del transportista. La carga inversa a la secuencia de recorrido de los clientes es la receta aplicable.
  2. El método de descarga desde el punto de vista operativo, supone la disposición de los elementos de manipulación aptos para lograr rapidez en la descarga, eficiencia sin errores de manipulación, evitando roturas y cuidando de los productos que quedan en el transporte. Si los clientes no disponen de medios, será preciso asistirlos. De otro modo, todo lo realizado hasta aquí, será en vano: se producirán roturas y pérdida de productos.

Para finalizar, me parece  importante no dejar de mencionar dos temas:

  • la parte ética que debe estar presente en el departamento de compras, ya que pueden ser susceptibles de ofrecimiento y actos que atenten contra la honestidad, la imagen personal y la imagen que la empresa pueda tener en el entorno que participa.
  • Internet y las nuevas tecnologías van cambiando las formas y procesos en los que se van realizando estas tareas. Asistimos lentamente a la supresión de los documentos escritos sobre papel y que se controlan de forma digital. ¿Quién no ha escuchado hablar de e-comerce o e-business?. Un mundo cambiante al que debemos adaptarnos para no quedarnos en la prehistoria…

Fuente:

Producciony Operaciones – Martin Adler

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