Descripción de puestos (RR.HH)


Los constantes cambios y trasformaciones en las que se ven envueltas las organizaciones actuales, ha conllevado a adaptar las estructuras anticuadas y rígidas a sistemas avanzados y flexibles. La Gestión de Recursos Humanos ha pasado a ser una función eminentemente estratégica y dinámica que proyecta en el factor humano su principal clave de éxito.

Todo ello, ha obligado a los Directores de las Organizaciones, a establecer sistemas y procesos adaptativos a las nuevas estructuras, necesitando de técnicas que le permitan afrontar y vencer los retos a los que se ven sometidas las Organizaciones, lo que ha traído consigo una elevada flexibilidad en el campo de los recursos humanos.

Esto como una breve introducción, ahora pasamos a lo que es la descripción de puestos propiamente dicha. La misma es una herramienta que consiste en una enumeración de las funciones y responsabilidades que conforman cada uno de los distintos puestos de trabajo de una empresa, definiendo el objetivo que cumplen cada uno de ellos.

¿Qué contiene la descripción o manual de puestos?

Conocimientos, habilidades, actitudes, aptitudes y experiencia que deberían tener las personas que lo ocupen. Esto último es el perfil requerido del puesto.

A través de dicho manual, deducimos, analizamos y desarrollamos los datos ocupacionales relativos a los cargos y las cualidades necesarias para ocuparlo.

El hecho de incluir dentro de los puestos de trabajo objetivos es una herramienta que nos permitirá tener relación directa con la eficiencia en el ejercicio del desempeño en el puesto, con el perfil requerido y especialmente como un elemento motivador para superarnos día a día en busca de los objetivos fijados.

¿Qué objetivos tiene?

El objetivo principal es brindar la base sobre la cual se podrán diseñar las políticas de recursos humanos de la organización. En su gran mayoría todas las actividades de recursos humanos se basan en la información que proporciona el manual de puestos.

Contiene otros objetivos secundarios, entre ellos:

  • Sirve de base para la selección de futuros postulantes a ocupar los cargos descriptos ya que se tiene la información precisa de los requisitos que debe poseer el candidato (perfil del futuro colaborador) y las tareas a cumplir.
  • En caso de ausencias de los ocupantes del cargo, el manual nos da una base de las tareas a cumplir para no alterar el normal funcionamiento de la empresa.
  • Sirve de base para la administración de salarios, al obtener un detalle de las responsabilidades que contienen los cargos.
  • Guía a los Jefes de área en el trabajo para con su personal a cargo.
  • Guía al empleado para el desempeño de sus funciones, permitiendo conocer sus obligaciones y los resultados que se espera que logren. Establece el campo de acción de cada integrante de la empresa.
  • Identifica los contenidos de los futuros programas de capacitación.
  • Logra evitar la superposición de tareas entre los ocupantes de los distintos puestos. (Ahorro de tiempo, costos, recursos humanos, sueldos, etc.)
  • Permite iniciar acciones correctivas.
  • Brinda la posibilidad de comparar y relacionar el perfil del ocupante con el perfil requerido del puesto y ver la adecuación de la persona al puesto.
  • Establece el organigrama de la empresa, identificando posiciones dentro de la escala jerárquica, canales de comunicación formal y líneas de mando y/o supervisión.

¿Cuáles son sus beneficios?

Para los directivos de la empresa, constituye la posibilidad de saber en  detalle las obligaciones y características de cada puesto .Para los supervisores les permite distinguir con precisión y orden los elementos que integran cada puesto para explicarlo y exigir más apropiadamente las obligaciones que supone.

Para  los trabajadores les permite realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien; y para el departamento de personal es básico el conocimiento preciso de las numerosas actividades que debe coordinar, si quiere cumplir con su función estimulante de la eficiencia y la cooperación de los trabajadores.

Ahora un ejemplo de un puesto de trabajo, en este caso un analista de créditos y cobro.

Jefe directo: Jefe Financiero

Supervisión a ejercer: No cuenta personal a su cargo, pero trabaja en conjunto con el Departamento de Contabilidad.

Formación académica: Diplomado en Auxiliar de Contabilidad

Años de experiencia: 2-4 años

Idiomas: N/A

Objetivos del puesto: Elaborar un análisis de capacidad de pago de nuevos clientes de crédito. Además, de mantener el orden en el cobro y pago de las facturas pendientes.

Conocimientos o competencias obligatorias: Indispensable que maneje el paquete Office, en especial Excel. Debe de conocer muy bien todo el ciclo contable, de manera que pueda documentar los cobros y pagos para elaborar la contabilidad. Debe ser una persona muy ordenada, y pegada a procedimientos. Debe de estar acostumbrado(a) a trabajar bajo presión y con fechas de entrega.

Habilidades deseables: Deseable conocimiento en técnicas de Servicio al Cliente, y programas de contabilidad.

Funciones principales del puesto (responsabilidades primordiales del puesto):

1)      Elaborar los perfiles crediticios de posibles clientes de acuerdo a su capacidad de pago.

2)      Realizar los estudios crediticios de los nuevos clientes, utilizando los sistemas designados para este fin.

3)      Comprobar las referencias comerciales de los nuevos clientes y realizar las anotaciones al expediente del cliente.

4)      Elaborar los comunicados de aceptación o negación del crédito a los nuevos clientes.

5)      Elaborar los expedientes de cada uno de los Clientes de Crédito, adjuntando la documentación inicial y revisar que esté completa.

6)      Digitar las facturas de las nuevas compras de los clientes de la semana. Realizando la actualización de los estados de cuenta de cada uno de los clientes.

7)      Digitar las cancelaciones de las facturas o trámites que realicen los clientes durante la semana/mes.

8)      Documentar todas las cuentas por cobrar y los recibos de los trámites cancelados, para ser enviados a el contador de la empresa.

9)      Elaborar el reporte de control de los cobros contra facturación.

10)       Realizar las labores de cobro posterior al vencimiento de las facturas, de manera que se haga una proyección de cobros.

Funciones adicionales del puesto: Realizar visitas a los clientes morosos para buscar una conciliación de las cuentas. Realizar visitas a los clientes importantes de la cartera para crear una vinculación personal.

 

Para dar por finalizado, considero a la descripción de puestos un elemento de suma utilidad, ya que casi todas las actividades desarrolladas en el área de Recursos Humanos, se basan en la información que proporciona la descripción de puestos (desde el reclutamiento, la selección del personal, la formación, la evaluación del desempeño o la valoración de los puestos).

Anuncios

Una respuesta a “Descripción de puestos (RR.HH)

  1. Es fundamental que las organizaciones determinen de manera explicita la descripción de los puestos de trabajo y las funciones y responsabilidades de cada uno de estos.
    Muchas empresas al no tenerlo claro , no pueden utilizarlo como base para evaluar a sus empleados , ni para determinar cual es el mejor candidato para cubrir una vacante.
    Por ultimo , cuando las funciones y responsabilidades no están explicitadas , los empleados pueden tener la persepcion de que están haciendo cosas que no le corresponde hacer , así como también , pueden decir que hay cosas que no sabían que eran su responsabilidad.

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s