La importancia de realizar presupuestos


Un presupuesto es un plan  de operaciones y recursos de una empresa, que se formula para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en términos monetarios.

Por lo tanto, cuando realizamos un presupuesto en una empresa, en realidad lo que estamos haciendo es planear a futuro. Entonces, surgen los interrogantes sobre cuanto se va a vender, qué se necesita hacer para lograrlo, cuánto se debe gastar y, lo mejor de todo, conocer cuánto va a ganar en un periodo determinado. Obviamente, esto es una estimación que se puede hacer de acuerdo a la experiencia y la información que se posea.

Otra consideración muy importante es que podemos comparar el presupuesto, que solamente es un plan, con las ocurrencias de la realidad, y detectar aquellas áreas que puedan estar causando problemas.

Pasos para la elaboración del Presupuesto

  • IDENTIFICACIÓN DE LOS RECURSOS REQUERIDOS

Requiere conocer la información técnica detallada del proyecto.Los recursos pueden ser humanos, materiales y de cualquier otro tipo.

  • DEFINICIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS TIPOS DE GASTOS DEL PROYECTO

Gastos: Son aquellos egresos o erogaciones económicas que se efectuarán durante la ejecución del proyecto para lograr sus objetivos.

Deben identificarse:

Inversiones: Son elementos materiales de uso duradero que se obtienen con la intención de utilizarlos en el desarrollo de las actividades y no de ser gastados rápidamente  (terrenos, maquinarias, equipos).

Gastos directos e indirectos: Son los gastos cotidianos que se efectuarán durante la etapa de ejecución y puesta en marcha del proyecto para que éste funcione y produzca los resultados y el impacto deseado.

Gastos directos: Se refiere a gastos derivados de insumos y personal. Por ejemplo el personal directamente vinculado a la ejecución del proyecto, los materiales que se utilizarán en el mismo, etc.

Gastos indirectos: Permiten el adecuado desenvolvimiento del proyecto porque garantizan el cumplimiento de los objetivos y aumentan su eficiencia, aunque no son recursos consumidos directamente en el proceso de ejecución del mismo. Se refiere, por ejemplo, a gastos de coordinación, monitoreo y seguimiento del proyecto, entre otros.

  • ESTIMACIÓN DE LOS GASTOS

El cálculo del gasto dependerá de las cantidades de insumos a adquirir o actividades a realizar; el tiempo o las características del resultado que se desea.

La estimación de los gastos de cada componente material o humano necesario al proyecto se basa en los precios y costos de los mismos.

Las estimaciones deben considerar las variaciones de los precios del mercado. Tener en cuenta los posibles cambios que se pueden producir en el tiempo que transcurre desde que se formula el proyecto hasta el momento de su ejecución, resulta un elemento importante para evitar ajustes posteriores o verse obligado a recortar el alcance del proyecto.

  • DETERMINACIÓN DE LAS RÚBRICAS O ITEMS DEL PRESUPUESTO

Cada presupuesto se estructura en dependencia de las características propias del proyecto, particularmente de su contenido y plan operativo. No existe un modelo único para la elaboración de los presupuestos

Para que el presupuesto pueda ser entendido y aceptado por todos aquellos actores y colaboradores del proyecto, se requiere utilizar en su organización algunos términos y principios generalmente aceptados.

Denominamos rúbricas o items del presupuesto a aquellos genéricos que agrupan las principales partidas de gastos en que incurrirá el proyecto.

  • DESGLOSE DEL PRESUPUESTO SEGÚN CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO (FLUJO DE CAJA)

Los gastos clasificados y agrupados en las diferentes rúbricas se distribuyen de acuerdo a un calendario que coincide con el correspondiente al plan operativo del proyecto. La planificación del presupuesto por etapas, resulta la base para garantizar en qué momento debemos disponer de los recursos financieros necesarios al proyecto, cómo estimar el volumen de gastos requeridos para cada etapa y nos permite disponer y hacer un mejor uso de los recursos financieros del proyecto.

  • SELECCIÓN DE LAS FUENTES DE FINANCIAMIENTO

Un paso de la elaboración del presupuesto es:

  • Identificar los diferentes aportes que son necesarios para cubrir el costo total del mismo.
  • Analizar las posibles fuentes que pueden proveer recursos al proyecto.

Los aportes pueden ser de los propios beneficiarios u otros actores locales(ejemplo instituciones financieras)

  • PRESENTACIÓN DEL PRESUPUESTO

El presupuesto es comúnmente presentado en forma de una tabla donde quedan sintetizados los pasos anteriormente explicados.

 

Los administradores necesitamos presupuestos para guiar a la empresa en la asignación de recursos, mantener el control y permitirles medir y recompensar el progreso.

Estamos en tiempos de recesión y debido a esto tenemos que ser muy cuidadosos en la manera en que hacemos la planeación financiera de una empresa, pues de ello dependerá tener un buen crecimiento, permanecer estancados o retroceder al punto de poner al borde del colapso a una compañía.

 

Fuente:

http://www.emprendepyme.net/que-es-un-presupuesto.html

http://www.actaf.co.cu/index.php?option=com_mtree&task=att_download&link_id=379&cf_id=24

 

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2 Respuestas a “La importancia de realizar presupuestos

  1. Los presupuestos son herramientas muy utilizadas en la administración de organizaciones;preferentemente para la planificación y control,por lo que quiero reforzar lo comentado dejando algunos consejos y cuidados para su conformación u elaboracion:
    1. Crear el esqueleto del presupuesto.Hacer una lista de todos los ítems o rubros que debe contener.
    2 .Clasificar los ítems o rubros en grupos – Esto ayuda a la visualización del presupuesto y a su entendimiento.
    3. Definir el periodo de tiempo que se va a presupuestar. Los periodos de tiempo se subdividen a su vez en periodos menores si es necesario.
    4. Crear o usar un modelo que sea fácil de entender. Todos los involucrados deben poder entender y conocer el presupuesto. La mayoria se hace en planillas de calculos.
    5. Tener en cuenta aquellos ítems que son fijos y también aquellos que varían mes a mes. –
    6. Obtener información fidedigna para estimar los ítems. – Se debe buscar la información real. Utilizar información del periodo anterior y subirle directamente un porcentaje no representa un dato necesariamente real.
    7. Utilizar el mismo término numérico para todos los rubros. Cuidados con las unidades de medidas utilizadas para le mismo.
    8. Apoyar el presupuesto con planes y confeccionarlo de una forma congruente con los objetivos de corto plazo de la organizacion.

    Fuente: http://www.abc.com.py/articulos/que-tener-en-cuenta-para-hacer-un-presupuesto-1163801.html

  2. Claramente un presupuesto detallado puede ser una de las mejores herramientas en nuestro plan financiero. A mi criterio, hay que definir tres pasos: primero, de dónde vienen nuestros ingresos, y adónde van nuestros gastos. Segundo, estructurar nuestro presupuesto, y por último: qué hacer dependiendo del resultado de nuestro presupuesto.
    Saludos…

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