Comunicaciones internas


 

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Cuando nos referimos a comunicación interna dentro de las organizaciones estamos hablando  tres posibles tipos de comunicaciones:

Comunicación descendente: esta es la más formal y la más utilizada.  Se da desde los niveles más altos en línea piramidal y siempre de arriba hacia abajo. Se utiliza para transmitir objetivos, instrucciones, políticas, beneficios o cualquier otro tipo de información necesaria para llevar a cabo el correcto funcionamiento de la organización.

Los medios para este tipo de transmisión son manuales de procedimientos, reuniones, entrevistas, correos electrónicos, llamados telefónicos, publicaciones en intranet.

Comunicación ascendente: no todas las organizaciones se encuentran familiarizadas con este tipo de comunicación ya que conservan rasgos de las empresas tradicionales donde las líneas bajas solamente deben abocarse a cumplir sus funciones laborales.

Lo que permite este tipo de comunicación que plantea la necesidad de transmitir ideas y sugerencias desde las líneas más bajas hacia arriba es alimentar la retroalimentación  a la comunicación descendente.

Comunicación horizontal: se da entre la misma línea jerárquica o ente pares. Esta se da en forma informal y se utiliza para promover el trabajo en equipo. Las redes sociales, las charlas fuera de horario laboral, las reuniones por grupos de trabajo son algunas herramientas para usar este tipo de comunicación.

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Como debe transmitirse efectivamente un mensaje institucional interno?

Al igual que cualquier estrategia de marketing para promocionar un producto este tipo de mensaje debe hacerse segmentando el público objetivo y dirigir el contenido en forma acertada. No hacerlo puede generar una confusión o que no sea interpretado de acuerdo al enfoque que se quiera darle.

Mensaje del Directorio de una empresa de bebidas a todo el personal el día 31 de diciembre:

Estimados colaboradores:

Por medio del presente queremos agradecerle el esfuerzo que hemos realizado durante el presente año, logrando avanzar en las acciones que nos hemos propuesto para tener una mayor comunicación con nuestros clientes.

Ayudados por profesionales externos, hemos diseñado un plan de acción para acercarnos a nuestros clientes.

Hemos desarrollado una nueva línea de productos que nos acerca a otros segmentos . La diversidad de envases y variedad de productos nos posiciona como una empresa enfocada al cliente más diverso. Hemos abierto una línea gratuita para atender reclamos y sugerencias de los clientes, lo que nos hizo mejorar nuestro grado de confiabilidad. Además de ofrecer un programa de descuentos para fidelizarlos.

Reciban ustedes y en forma extensiva a sus familias nuestros sinceros deseos de paz y prosperidad para el año que inicia .

El DIRECTORIO

 

Aunque parezca que pueda verse como una simple formalidad debido a la fecha elegida es necesario que el mismo sea pensado objetivamente ya que es una gran oportunidad para generar un mejor clima organizacional y utilizarlo para revalorizar el contrato psicológico entre la empresa y los empleados.

En el ejemplo del mensaje institucional interno se deduce que el objetivo fue transmitir los logros estratégicos y que todo el personal tome conocimiento de esto.

El error del mismo que se puso mucho hincapié en el éxito organizacional pero poco y nada se dice sobre el esfuerzo y los sentimientos de los empleados.

Fundamentalmente es notorio que no se empatiza en el lugar del que recibe el mensaje y por lo tanto el mismo puede llegar a tener un efecto muy contraproducente.

Se dirige a su personal como “colaboradores” esto es correcto ya que dirigirse como “estimados empleados” daría muestras de autoritarismo y marcaría las diferencias de Poder.

En segundo lugar al “agradecer el esfuerzo que hemos realizado” intenta dar señales que el éxito fue mancomunado.

Luego se centra en explicar que se recibió asesoría externa para solucionar y plantear nuevas metas. El error de hacer énfasis da muestras que el personal no fue participe de las decisiones. Dentro de las causas de desmotivación laboral notar que las sugerencias y opiniones no son tenidas en cuenta puede ser una.

Hace muchos énfasis en todos los logros y planes de expansión pero poco y nada se dice sobre el futuro desarrollo de sus integrantes como así tampoco de la generación de nuevas fuentes de trabajo.

Para concluir creo que es necesario que siempre que se intente dar una comunicación interna seamos claros en el objetivo que se plantea como así también las emociones que puedan provocar en su receptor.

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