TIPS PARA UNA REUNION


Dado a que muchas veces las reuniones laborales se enfrentan a problemas como: extensión en cuanto a duración y contenido, acuerdos y compromisos pocos claros, conflictos sin resolver y perdida del foco de la temática en cuestión, se propuso destacar los ítems necesarios que se debe tener en cuenta a la hora de llevar a cabo una reunión.

Entre los ítems expuestos se encontraban: invitación y recordatorio, asistencia de los invitados, puntualidad, determinación del lugar, fecha y hora, minuta con las temáticas a tratar, plan de acción y conclusión, entre otras.

Luego de la aclaración de los ítems y con la lectura posterior de algunos artículos expuestos por Julián Lichmann, surge un ítem no tenido en cuenta hasta el momento: la presencia de un facilitador en la reunión.

Dicho facilitador tiene el objetivo de exponer “las reglas de juego” dentro de la reunión, cuidar el propósito y el proceso de la misma, consensuar entre los intereses de los participante, producir minutas de la reunión con los compromisos y acuerdos asumidos; es decir, eliminar los obstáculos que surgen en una reunión para optimizar el tiempo y procurar la eficiencia.

A modo de conclusión los ítems considerados  importantes son:

La convocatoria: oportuna en cuanto al tiempo.

Agenda, que determine el tiempo de duración, el tema y por quien o quienes será expuesto.

Facilitador, que guie la reunión.

Acuerdos, que determinen explícitamente quien va hacer, que cosa y para cuando; con el fin de quedar asentado con claridad y no se preste a confusiones futuras los compromisos asumidos en la reunión.

Seguimiento, una vez finalizada la reunión se debe ver los resultado de la misma según el cumplimiento de los acuerdos.

Sin embargo, Julian Lichtmann expone que existe otro factor que influye en el rumbo de las reuniones y no tiene que ver con la metodología técnica de la misma sino más bien con emociones del pasado que infieren en las decisiones del futuro.

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Una respuesta a “TIPS PARA UNA REUNION

  1. Rescato dos puntos del artículo:
    – Que se debe plasmar lo que sucede en una minuta para que no existan malos entendidos y responsabilidades claras.
    – Y que el pasado influye en las interacciones que se producen en la reunión y el impacto no es menor.
    Saludos.

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